En este momento estás viendo Típicos errores contables en las empresas

Típicos errores contables en las empresas

  • Autor de la entrada:
  • Publicación de la entrada:26 febrero, 2021
  • Categoría de la entrada:Finanzas / Noticias

Evita estos errores contables en tu empresa

Estamos de acuerdo en que llevar una buena gestión contable evita dolores de cabeza innecesarios y facilita los procesos fiscales ¿cierto?

Ningún tipo de negocio puede huir de la temida tarea de revisar los números. Y queremos que cuando llegue ese momento lo puedas afrontar con total tranquilidad, en este artículo te hablaremos de los típicos errores contables que debes evitar en tu empresa.

¿Qué son los errores contables?

Los errores contables se refieren a aquellas inexactitudes o también a las omisiones que pueden estar presentes en las cuentas anuales de los ejercicios fiscales. Es decir, la empresa no hizo uso adecuado de la información disponible en su momento, o no la tomó en cuenta para obtener datos más fiables.

Existen algunos errores que son menores y que se resuelven con facilidad cuando son detectados. Sin embargo, hay otro tipo que sí representan un riesgo para el negocio y podrían causar efectos indeseados en la estabilidad financiera de la empresa.

Errores contables más frecuentes

Tener una gestión contable al día y transparente es la manera más adecuada de mantener a flote un negocio. Esto permite cumplir con todos los deberes en materia fiscal sin poner en riesgo tu capital.

A continuación, analicemos los errores más frecuentes y que son evitables, para que mejores la contabilidad en tu empresa:

No usar software de contabilidad

En estos tiempos llevar a mano toda la contabilidad de una empresa carece de todo sentido. Aparte de hacerte perder el tiempo, puede ocasionar distorsiones innecesarias en los números.

Hoy en día hay cientos de buenos Software de contabilidad fáciles de llevar y que te pueden ahorrar tiempo y preocupaciones innecesarias.

Con ellos, tendrás una base de datos disponible las 24 horas en donde verás reflejada toda la información de tu proyecto.

Escribir mal los datos de contabilidad

Muchas veces por lo rutinario del proceso contable, las personas dejan pasar detalles obvios o mínimos creyendo que no habrá inconvenientes.

Pero, al contrario, este tipo de errores conlleva incluso a descuadres significativos que pueden reflejar inconsistencias en los números empresariales. Cuidado, esto puede dar paso sin querer a delitos fiscales.

No archivar los justificativos de los gastos y los ingresos

Quizá la cantidad que se expresen en estos justificantes no sea mucha. Pero si es necesario contar con estos comprobantes a la hora de la declaración de impuestos.

Sobre todo, guarda muy bien los que estén directamente relacionados con las actividades desarrolladas en la empresa.

Comprobantes o recibos del banco no contabilizados

Este es otro error frecuente. Y si te das cuenta, hay gastos deducibles o declarables que se pueden hacer sin factura, solo presentando los recibos del banco. Un caso notable son las cuotas de las primas de seguro.

Libros contables desactualizados

Es importante tener los libros contables al día. Es un deber. Lo mejor es conciliarlos mes a mes dependiendo de tu régimen de tributación, así se evitan inconvenientes con el fisco.

No clasificar de forma correcta a los empleados

La nómina de la empresa es algo que tiene que estar muy clara. Es posible que por la proliferación de contratistas, consultores u otros profesionales que estén laborando para ti, puedas clasificar incorrectamente a tu personal.

A la hora de finiquitar los impuestos, esto te puede afectar.

Valerse de una sola cuenta bancaria

Aunque parezca un error obvio, muchas personas pasan por él.

Nunca debe usarse la cuenta personal para la gestión de tu empresa. Esto va a dificultar en gran medida que exista una gestión contable adecuada.

Olvidar realizar las copias de seguridad

Si no apoyarse con un buen software contable es un error, tener uno y no hacer copias de seguridad para el respaldo, es aún peor.

Recuerda que los ciberataques están a la orden del día, y no te conviene estar vulnerable sin un respaldo de toda la información de tu empresa.

Además, no olvides que es obligatorio tener al día las facturas emitidas o recibidas. Por eso sería una catástrofe que toda la información se perdiera de los servidores.

No hacer la conciliación bancaria

Llevar los libros contables al día y conciliar las cuentas bancarias son dos puntos neurálgicos en la gestión contable.

De esta manera se mantiene de forma ordenada la información, y se evitan incómodos descuadres que te pueden complicar la vida.

Falta de diferenciación entre inversión y gasto corriente

Otro error frecuente –que es evitable– es cuando se confunde un gasto cotidiano de la empresa con una inversión. Debes estar atento de que toda inversión va a generar un beneficio futuro. Por su parte, el gasto es solo para obtener a cambio la prestación de determinado servicio.

Hasta aquí hemos visto los errores contables más comunes. No obstante, lo más importante es evitarlos. Veamos cómo.  

¿Cómo se previenen los errores fiscales?

Poniendo en práctica algunas recomendaciones y prestando atención de forma minuciosa a ciertos detalles, lograrás sortear estas situaciones y conseguir una gestión efectiva y confiable.

Algunos de los consejos más prácticos para esto son:

  • Realiza con mucho cuidado el registro contable: si realizas un proceso minucioso y a conciencia en donde se justifique toda la trazabilidad de gastos e ingresos empresariales, puedes estar tranquilo. Recuerda que todo gasto –por pequeño que parezca– te va a servir a la hora de la declaración fiscal.
  • Mantén al día la conciliación de tu cuenta bancaria: esto es vital. De forma regular se tiene que hacer la conciliación de la cuenta bancaria con la contabilidad de la empresa. De esta forma se refleja de forma real el balance del negocio.
  • Mantén la comunicación entre tu equipo de trabajo: cada uno de tus departamentos debe comunicarse de forma efectiva y eficaz. El objetivo es que no exista una visión parcial, sino total del inconveniente, y entre todos se pueda resolver o mejor aún evitar el posible error.
  • Realiza el balance oportuno de saldos y sumas: este ejercicio hará que tengas una visión amplia de los saldos de una forma ordenada en periodos contables y cuentas. A la vez te ayuda a tener más claridad sobre los posibles errores para poder resolverlos con mayor velocidad.
  • Busca un buen software contable: no te quedes atrás. Como te mencionamos ya hay muchos programas contables que son confiables y fáciles de manejar. Con el apoyo de este tipo de software gestionarás una gran cantidad de información y datos de forma automática; lo cual hacerlo manualmente te tomaría mucho tiempo.

Toma el control de tu gestión contable

Por último, el control de tu gestión contable debe pasar por tus manos. Si no cuentas con la experiencia necesaria, es conveniente que te apoyes con expertos en el área que te brinden la asesoría requerida.

El objetivo final es que tu contabilidad sea totalmente confiable. Esto solo se logra si no existen omisiones en la información, hay un balance positivo y existe una situación financiera transparente sin datos incongruentes o fraudulentos, cumpliendo con todo lo dispuesto en la legislación vigente.